Jak na efektivní řízení lidí pracujících na home office?

Máte v týmu lidi, kteří zůstávají některé dny na home office nebo stabilně pracují v režimu „remote“? Jestli jste do teď byli zvyklí na každodenní řízení lidí přímo na pracovišti, může pro vás být nové uspořádání obtížné. Ale nezoufejte, řízení zaměstnanců na dálku není zase tak obtížné. Máme pro vás několik rad.

V čem je to lepší

Nejprve si je třeba uvědomit, že práce z domova s sebou přináší mnohé výhody. Mimo to, že dělat klidně i z postele, obýváku nebo zahrady je snem mnoha introvertů, je to spása pro pracovníky, kteří se v kanceláři plné kolegů nemůžou pořádně soustředit. Klid na práci je totiž základem pro její kvalitu i pro rychlost odevzdání. Disciplinovaní zaměstnanci tedy doma můžou odvádět lepší výsledky, než kdyby seděli pár metrů od vás.

Pokud jste začínající firma, nemusíte shánět drahé kancelářské prostory pro všechny zaměstnance. Stačí vám malá pobočka s pár lidmi, kam budete zvát klienty. Ostatní si zařídí svou kancelář v pohodlí domova.

Po zaměstnancích se nemusíte poohlížet jen v okolí sídla firmy. Můžete vybírat z expertů z celé republiky (a vlastně i mimo ni). Získáte tak skvělé spolupracovníky, pro které by jinak bylo dojíždění nemožné.

A v neposlední řadě i výhoda, která vlastně celý home office tak nějak rozpoutala – zaměstnanci můžou pracovat z domova i v případě, že jsou (ne zase tak vážně) nemocní a nechtějí nakazit své kolegy.

V čem je to horší

Samozřejmě je dobré mít na paměti i nevýhody práce na dálku. Jednou z nich může být na první pohled právě i řízení zaměstnanců, ale u něj vás za chvíli vyvedeme z omylu.

Jasnou nevýhodou je absence přímého sociálního kontaktu. Tu ale můžete alespoň částečně nahradit pravidelnými online setkáními, firemním chatem a telefonními hovory. Ideální je pochopitelně doplnit online firemní kulturu o příležitostná setkávání naživo – jet do vzdáleného města několikrát do roka není takový problém, jako je denní dojíždění.

Tip: Podívejte se, jak na efektivní online komunikaci.

Další nevýhodou je, že každý zaměstnanec má doma trochu jiný pracovní režim a je tedy těžší se vzájemně zastihnout a domlouvat se na pracovních záležitostech. Ale i to jde korigovat harmonogramy nebo pevně stanovenými pracovními hodinami.

Jak zvládnout řízení zaměstnanců na dálku

Když už víme, jaká pozitiva a úskalí toto pracovní uspořádání skýtá, pojďme konečně k jádru věci – jak si máte jako manažer poradit s řízením lidí přes počítač.

Vzdálené řízení zaměstnanců je v zásadě asi přímočařejší a věcnější, než je tomu u práce face-to-face. Při zadávání úkolu online se tolik nehledí na to, jak moc jste laskaví a přátelští, ale především na to, aby zadání bylo co nejsrozumitelnější a aby byly k vypracování úkolu dostupné všechny podklady.

Pochopitelně je dále zásadní, aby byl dobře rozvržený pracovní harmonogram, všechny termíny byly realistické a abyste v případě dotazů nebo jakýchkoliv problémů byli jako šéf na příjmu.

Pomozte si vhodným softwarem

Klíčem k úspěšnému řízení lidí v „remote“ týmu je komunikace a přehledná organizace práce. S obojím vám nejlépe pomůže nějaký online nástroj pro řízení projektů.

V něm obvykle vytvoříte projekty, na kterých se zrovna pracuje. Ty doplníte o konkrétní úkoly a podúkoly a přiřadíte k nim lidi, kteří budou mít práci na starost. Stanovíte jasné dílčí termíny pro odevzdávání různých částí projektu a nahrajete sem všechny informace, které by řešitelé mohli potřebovat (podklady, upřesnění zadání apod.).

U jednotlivých úkolů je pak zpravidla možné vést diskusi v komentářích, takže pracovníci nemusí odpovědi na své dotazy zdlouhavě hledat po e-mailech. Dalším vhodným komunikačním nástrojem je buď do programu integrovaný, nebo externí chat, který slouží k rychlejší domluvě mezi kolegy.

Komunikujte a poskytujte zpětnou vazbu

Řízení zaměstnanců ale pochopitelně není jen o zadávání úkolů. Jeho součástí je i motivace, povzbuzení, a i méně příjemné řešení konfliktů a nedostatečného výkonu zaměstnanců. To je dle našich zkušeností podobné jako v offlinu. Jen místo návštěvy kanceláře uspořádáte společný online hovor. Oproti kontaktu v kanceláři je ale třeba si pravidelnou komunikaci více hlídat a nezanedbávat ji.

Nechávejte v projektovém nástroji u dokončených úkolů zpětnou vazbu – pozitivní i negativní. A dále si nastavte, že třeba každé úterý uspořádáte krátký 30minutový hovor, kde týmu sdělíte úspěchy i neúspěchy, zeptáte se na jejich problémy apod. Zkrátka úplně stejně jako byste to udělali na offline schůzce.

Nejdůležitější je tedy při řízení lidí na dálku přehledné rozvržení všech úkolů a pravidelná vzájemná komunikace. Pokud si nevíte rady, jak konkrétně se těchto úkolů zhostit, přečtěte si, jak na řízení lidí na dálku krok za krokem.