Rozlučte se s freemailem a přejděte na profesionální e-mailové služby

Freemailové služby jako @email, @gmail, @seznam a další se staly v průběhu let velmi oblíbené nejenom pro běžnou korespondenci, ale i mezi podnikateli v obchodní komunikaci. A to je chyba. Bezplatné mailové služby jsou sice pohodlné, ale postrádají důležité funkce a výhody, které získáte jedině od specializovaného poskytovatele. Jaké jsou hlavní nedostatky freemailů, a které benefity přináší mail pod vlastní doménou vám představí tento článek.

Používání freemailu pro obchodní komunikaci může být vzhledem k jeho potenciálním bezpečnostním rizikům a nedostatku funkcí riskantní. Působí také neprofesionálním dojmem na zákazníky, partnery a další zúčastněné strany. E-mail na vlastní doméně naopak přináší řadu výhod, jako jsou vyšší bezpečnost, profesionální image a celkovým převzetím kontroly nad elektronickou komunikací vaší společnosti. Lze proto jenom doporučit, aby české firmy pro e-mailovou komunikaci zvolily e-mailovou adresu na vlastní doméně od profesionálního poskytovatele mailových a doménových služeb.

E-mail jako hlavní nástroj internetové komunikace

E-mail zůstává nepostradatelným prostředkem elektronické komunikace. Přestože jsou e-maily často nadužívány vše nasvědčuje tomu, že je jako spolehlivou a oblíbenou platformu budeme využívat ještě dlouhá léta. Žádná jiná služba je i přes nástup modernějších komunikačních nástrojů, jako jsou Hangouts, Teams a Slack zatím nedokázala nahradit.

Používání freemailu ve firemní komunikaci má mnoho nevýhod

Ve firemní komunikaci může být používání freemailu katastrofální. I „malé problémy“, jako je nedoručený e-mail, který skončí ve spamu, mohou způsobit velké problémy. A v případě, že se vám do schránky nabourá hacker, nebudete mít ke svým mailům a uloženým datům už nikdy přístup. U freemailu je to velmi pravděpodobný scénář. Dříve nebo později vám přinese komplikace, které mohou být pro provoz vaší firmy fatální.

Oproti tomu vám vlastní doména a profesionální poskytovatel, který ji podporuje, přinese na rozdíl od konkurence využívající bezplatné e-mailové služby významné výhody. Kvalitní poskytovatel vám pomůže nastavit metody ověřování, jako jsou SPF, DKIM a DMARC, které zaručují bezpečné doručení pošty. Dále vám bude schopen pomoci v případě, že nastane problém s nedostupností nebo ztrátou dat, či s jejich obnovou z poštovní schránky. Už jen to by vás mělo přesvědčit, abyste zvážili přechod k profesionálnímu poskytovateli e-mailových služeb.

Jakou doménovou koncovku pro firemní mail zvolit?

E-mailovou adresu můžete provozovat na kterékoli ze stovek doménových koncovek, které v nabídce svého poskytovatele doménových služeb naleznete. Mezi nejoblíbenější patří koncovky CZ, COM, NET, INFO, BIZ, ORG nebo MOBI.

Stále více se na našem území stává populární evropská doména EU. Ta své zákazníky nachází hlavně díky možnosti prezentovat se mimo hranice České republiky a možnosti registrovat si názvy domén s diakritikou.

Další výhody e-mailu na vlastní doméně

1. Odlište se svou vlastní značkou

Aby firmy v dnešním konkurenčním prostředí přežily, musejí hledat způsoby jak vyniknout. To platí i pro e-mail – adresa na @gmail nebo @seznam.cz se lehce ztratí v davu ostatních uživatelů. Navíc v B2B sektoru mohou tyto adresy působit neprofesionálně a dokonce podezřele! Mnoho podvodníků a spammerů používá bezplatné e-mailové platformy. S vlastní e-mailovou adresou (jako například novotny@nazevspolecnosti) působíte mnohem důvěryhodněji a budete mít větší šanci na úspěch.

2. Nikdo vám nebude mazat starou poštu kvůli kvótě mailboxu

U Gmailu máte k dispozici pouze 15 GB volného úložného prostoru. Pokud tento limit překročíte, musíte se rozhodnout, zda zaplatíte za další úložiště, nebo data ve své schránce odstraníte. Pokud neprovedete ani jednu z těchto možností, může společnost Google náhodně smazat některá vaše data, aby se objem schránky snížil pod stanovenou kvótu.

3. Sjednotíte a specializujete svou komunikaci

S vlastní doménou si můžete vytvořit celopodnikovou poštovní strukturu. Pro marketingové oddělení například marketing@vasedomena, pro dotazy zákazníků support@vasedomena a pro obecné dotazy info@vasedomena. Pro pravidelnou korespondenci můžete vytvořit samostatnou adresu newsletter@vasedomena nebo třeba newsletter@vasedomena. Všechny firemní e-maily tak ponesou přímo vaši značku a budete působit velmi přehledně, s široce specializovanými odděleními.

4. Budete mít přehled nad e-maily ve vaší firmě

Dohled zaměstnavatele nad svými firemními e-maily je nezbytný. Vytvořením poštovní schránky v rámci firemní domény má zaměstnavatel jistotu, že všechna data z mailboxu zůstanou v držení vaší společnosti. To však není případ freemailu. Adresa vytvořená zaměstnancem na bezplatné službě je stále v jeho vlastnictví, i když z firmy po čase odejde. To může představovat značné riziko.

5. Kvalitní poskytovatel dbá na vaši bezpečnost

Kvalitní poskytovatel doménových a mailových služeb poskytuje optimální úroveň kontroly a zabezpečení komunikace. S nezbytným certifikátem VMC se vám ve schránce příjemců vedle pole odesílatele zobrazí i logo své společnosti, čímž příjemci zaručíte důvěryhodnost. Kromě toho na vlastní doméně v DNS snadno nastavíte DMARC, SPF nebo DKIM. Díky tomu budete moci podle potřeby sestavit blocklist nežádoucích adres a nahlásit je spam filtru pro zablokování.

Jste–li firma, nebo jen potřebujete více prostoru pro vaši poštu, neomezené limity a snadnější správu, zvolte Cloud Mail s nejlepším zabezpečením na trhu!

ZJISTIT VÍCE

Nejspolehlivější e-mailové služby a velký výběr domén najdete u CZECHIA.COM

Udělejte krok k profesionalizaci své firemní elektronické komunikace a převeďte správu svých e-mailů k odborníkům od CZECHIA.COM. Objednejte si mailové služby s vlastní doménou s nejlepším zabezpečením na trhu a zákaznickým servisem 24/7.