Jak psát dopisy vašim obchodním partnerům tak, aby co nejvíce zaujaly? Jaké zásady byste měli dodržet, abyste působili profesionálně?

Pokud o to, co nabízíte, nemá příjemce zájem, ke kladné reakci ho nepřinutíte. Jestliže zájem má, většinou se ozve sám. Proč tedy nad psaním nabídkových emailů přemýšlet? Existuje totiž ještě nezanedbatelné procento tzv. šedé zóny. Jsou to potenciální zákazníci, kteří nejsou rozhodnuti, zda si vyberou váš produkt (nebo ho možná ani vůbec neznají) nebo produkt konkurence. Pokud kohokoli z této šedé zóny oslovíte tou pravou zprávou v pravou chvíli, bude „váš“.

1) Nepište zcela cizím lidem. Posílat zprávy zcela cizím osobám nebo firmám není efektivní. Negativní hodnocení firmy uchylující se k takovým praktikám vysoce převáží udávané procento pozitivních reakcí. V mnoha zemích se navíc vystavujete trestnímu stíhání za tzv. spamming, tj. zasílání nevyžádané elektronické pošty. Pište tedy jen těm lidem nebo firmám, u kterých máte možnost navázat na jakýkoli (třeba i sebemenší) předchozí kontakt. Vše se dá použít jako záminka k zaslání e-mailu.

2) Orientujte se na to, komu píšete. Nepište univerzální zprávy o tom, jak je váš produkt skvělý. Pište o tom, proč by konkrétní příjemce vaší nabídky měl váš produkt chtít. Vmyslete se do příjemce. Ten se určitě sám sebe zeptá: „Co z toho budu mít?“ Pokud si odpoví, že nic, dopis skončí v odstraněné poště. Používejte často druhou osobu množného čísla (Vy, Vám, Vás, Váš).

3) Spíše než konkrétní vlastnosti se snažte nabízet image. Dnešní doba je plná skvělých a ještě lepších produktů. Jistě i váš produkt je skvělý. Samo o sobě to ale nestačí. Coca-Cola nikde nepíše o ideálním složení svého nápoje, stačí když použije slogan „To je ono!“. Zákazník si dnes stále častěji nekupuje produkt, ale pocit, který z tohoto produktu má. Snažte se i vy formulovat nějaký jednoznačný pocit, nějakou výhodu, kterou zákazník zakoupením vašeho produktu získá.

4) Použijte atraktivní nadpis a dopis rozčleňte podle podnadpisů. Nadpis vaší zprávy je první a většinou i rozhodující věcí, která určí, zda váš dopis skončí v koši. Věnujte mu proto velkou pozornost. Opět se odvolejte na zájmy a předpokládané požadavky příjemce. Nepište tedy například „Náš nový nápoj obsahuje nyní pouze x% cukru a je o y% levnější!“. Napište spíše „S naším novým nápojem si můžete bez obav dát ještě jednu porci navíc!“. Podnadpisy volte také s ohledem na příjemce – jsou dobré k rychlému „přelétnutí“ textu. Uvědomte si, že po nadpisu zaujmou příjemce právě ony. Využijte toho tedy!

5) Buďte přirození, struční a lehce stravitelní. Vašim partnerům pište stejně, jako kdybyste se s nimi bavili. Zkuste si sami přečíst svůj dopis nahlas. Během takového čtení totiž odhalíte nepřirozené pasáže textu. Nebojte se neformálních frází, jako např. „A teď přijde to hlavní!“ nebo „Podívejte se, jak to funguje.“ Snažte se používat krátká, jednoduchá slova, vyvarujte se vět delších než dvacet slov. Na začátku textu použijte zbraň nejtěžšího kalibru – hlavní výhodu nebo přednost vašeho produktu. Neriskujte otálením ztrátu zájmu příjemce! Používejte podnadpisy (viz bod 4) a místo dlouhých vět a souvětí čleňte text do bodů nebo čísel.

6) Buďte opatrní s používáním odborných slov a žargonu. Pokud to jde, nepoužívejte cizí slova. Nepoužívejte ani profesní žargon a slovíčka, která jsou ve vaší firmě běžně používaná, avšak v cizím prostředí mohou být zavádějící nebo i směšná (např. „nabídka našeho posledního upgradu“). Představte si, že kopii dopisu bude číst vaše babička. Myslíte si, že by vašemu dopisu porozuměla? Potom zjednodušujte a objasňujte. Toto pravidlo však nelze uplatňovat vždy – hladinu odbornosti volte podle toho, komu píšete. Zde je obvykle žargon zcela zásadní věcí. Vždy však dbejte na to, aby jím příjemce nebyl zahlcen.

7) Používejte referencí. Nejlepší reklamou vašeho produktu jsou spokojení zákazníci. Informujte svého příjemce o konkrétních ohlasech vašich zákazníků. Používejte vždy celá jména, včetně dalších kontaktních údajů (např. sídlo firmy, pracovní zařazení zákazníka, jeho bydliště). Zakomponujte tyto ohlasy do celkové struktury dopisu tak, aby příjemce co nejvíce oslovily. Použijte vhodný podnadpis – např. „Seznamte se s pěti firmami, které s námi ušetřily 50 000 Kč za půl roku“. Nezapomeňte si předem vyžádat souhlas vašich zákazníků s uvedením všech kontaktních údajů.

8) Dejte příjemci jasně najevo, co od něj očekáváte. Nenechávejte příjemce vaší zprávy tápat a hádat, co od něj vlastně chcete. Napište, co očekáváte: chcete, aby vás v případě zájmu kontaktoval telefonicky nebo elektronickou poštou? Aby navštívil internetové stránky vaší firmy a objednal si váš produkt? Pokud je váš dopis opravdu hodně zajímavý, může příjemce zapomenout, že si má od vás něco koupit. Připomeňte mu to!

9) Zkontrolujte si své dopisy. Opravdu pečlivě zkontrolujte gramatiku a pravopis vašeho výtvoru. Můžete napsat sebelepší dopis o sebelepším produktu, pokud to však bude „dopys“, zesměšníte sebe, vaši firmu i práci všech, kteří se na daném produktu podíleli. Úroveň znalostí české gramatiky a pravopisu není dnes příliš vysoká, na to však v žádném případě nesmíte hřešit. Předpokládejte, že příjemcem vašeho dopisu je osoba se znalostí mateřštiny na úrovni učitelky českého jazyka.

10) Podpisem říkáte, kdo jste. Pro posílení komunikace použijte na konci dopisu ve svém podpise vždy i další kontaktní údaje – jméno firmy, její internetové stránky, váš telefon a adresu. E-mail používat nemusíte, obchodní dopis byste měli poslat ze své adresy, na kterou stačí jen odpovědět. S výhodou můžete použít i krátký reklamní slogan, příp. internetový odkaz na akční slevu nebo výhodnou službu. Tento podpis si uložte a používejte ho při psaní všech vašich obchodních dopisů. Pokud ale pracujete ve větší společnosti, která má např. deset internetových projektů, pak neuvádějte odkazy na všechny – váš podpis ztrácí přehlednost. Uveďte jen ty, které souvisí přímo s vaší sekcí, s vaším oddělením.

Příklad podpisu:

Josef Novák, ředitel
Personální agentura Novák & spol.
———————————————————————————
tel.: (069) 55 57 77, fax: (069) 66 68 88
Novák & spol., Alžírská 13, Ostrava, 708 00

www.personalnovak.cz – nejnovější nabídka volných míst

Starší komentáře ke článku

Pokud máte zájem o starší komentáře k tomuto článku, naleznete je zde.

Žádný příspěvek v diskuzi

Odpovědět