Šetřete svým časem!

20. září 2004

•

Člověk v dnešní době nemá obvykle dost času, aby stihl udělat vše, co by chtěl nebo co by měl. Hodně času nám zabírá práce a nakládání s informacemi, kterých je stále víc a víc. Existují ale postupy, které nám mohou hodně času ušetřit – a právě těmto postupům se zde budeme věnovat.

Než začnete číst

Hned na začátek bych rád předeslal, že nejsem žádný odborník na time management. O šetření časem jsem ale přečetl pár knih a v kombinaci s vlastními zkušenostmi jsem si vytvořil jistou sadu pravidel, která se snažím používat. Tento článek jsem se rozhodl napsat, protože si myslím, že knihy o šetření časem jsou někdy až příliš teoretické, zesložiťující, zdlouhavé a nepraktické. Samozřejmě v nich najdete mnoho užitečných informací, ale musíte hledat.

A pokud trochu nadsadíme, není důvod, proč byste neměli svým časem šetřit už ve chvíli, kdy se ho šetřit teprve učíte. Knihy o šetření časem často zdůrazňují Paretovo pravidlo, používané v různých obměnách i v jiných oborech: 80 % důležitých informací se nachází ve 20 % textu. A já doufám, že jsem se tímto článkem do těch 20 % co nejvíc trefil.

Jak šetřit časem

Určete si priority

Základní postup pro šetření časem je neustále určovat prioritu úkolů, kterými se zabýváme. Nejvyšší prioritu mají ty úkoly, které nám přinesou nejvíc užitku v nejkratším čase – těmto úkolům bychom se měli věnovat především. Úkolům střední priority bychom již neměli věnovat tolik času a pokud můžeme, měli bychom se snažit je delegovat na podřízené. Úkolům nejnižší priority bychom se měli věnovat opravdu minimálně, případně je vůbec neřešit.

Co se týče delegování, měli bychom být schopni delegovat i takové úkoly, jejichž vykonávání nám přináší potěšení a baví nás.

Pokud vztáhnu pravidlo o prioritách na webdesignérské řemeslo, může to vypadat třeba následovně. Představte si, že pro zákazníka připravujete elektronický obchod a jste v časové tísni (ať už kvůli termínu nebo kvůli nižšímu rozpočtu). Je třeba stanovit, co je na projektu elektronického obchodu nejdůležitější, protože na všechny činnosti nezbude dost času, aby mohly být ideálně provedeny. Co je nejdůležitější, aby elektronický obchod plnil svou funkci, tedy co nejvíc prodával? Určitě je to dobrá použitelnost, vhodné texty, kvalitní struktura webu nebo třeba vyhledávání. Těmto činnostem je třeba věnovat nejvíce času, některým méně důležitým se již ale tolik věnovat nemusíme – například kvalitnímu XHTML kódu (pokud vycházíme z již naprogramovaného systému, který tvrdošíjně prosazuje v kódu tabulky, nebo nám zákazník dodal popisy k výrobkům jen ve formátu DOC), jednoduchým URL bez parametrů nebo úchvatné grafice.

Plánujte svůj čas

Snažte se svůj čas plánovat – kdy a jak dlouho se budete určité činnosti věnovat. Tento plán si někam pište a jak budete úkoly plnit, jednotlivé položky si odškrtávejte – pohled na splněné úkoly v daném termínu vám dodá pocit sebeuspokojení a motivaci do další práce.

Nenechte se vyrušovat

Měli byste se snažit pracovat v celku, v delším časovém úseku. Pokud jste vyrušováni nebo od práce odbíháte, musíte pokaždé znovu vynaložit určité úsilí a čas, abyste se do své práce opět „dostali“. Pokud to jde, můžete si v práci vyhradit hodiny, kdy nechcete být vyrušováni a kdy naopak vyrušováni být můžete (něco jako konzultační hodiny). Nebo si můžete do diáře plánovat časy, v kterých se budete věnovat určitému úkolu – to vám zabrání naplánovat si do této doby schůzky nebo jinou činnost, která by vás od práce vyrušila.

Podobné úkoly vykonávejte v jednom bloku po sobě

Pokud máte nějaký menší úkol, který zrovna nespěchá, je lepší počkat, až se podobných úkolů nahromadí víc, a udělat je všechny najednou.

Například pokud pracujete na grafickém návrhu webu a máte ten samý den vyřizovat nějaké e-maily, počkejte, až se jich sejde větší množství, a poté se třeba hodinu věnujte jenom jim. Pokud byste se jim věnovali v průběhu dne, zabral by vám každý třeba jen pět minut – kvůli těmto pěti minutám se ale musí váš mozek přeorientovat z vytváření grafiky na úplně jinou činnost, tedy psaní e-mailů, a poté zase zpět na vytváření grafiky, což vás stojí energii i čas navíc.

Podobně pokud máte v jeden den vytvářet grafiku i psát kód, udělejte napřed jedno a pak druhé – nestřídejte obě činnosti, protože se váš mozek vždy při změně musí přeorientovat na jiný druh aktivity.

Větší úkoly rozdělte na menší

Pokud máte větší úkol, jehož výsledek bude vidět až po delším čase, zkuste ho rozdělit na menší části. Po dokončení každé části se dostaví pocit sebeuspokojení, což vás bude motivovat do další práce.

Důležitým činnostem se věnujte už ráno

Snažte se udělat alespoň část nejdůležitějších úkolů dne již ráno – ještě před vyřizováním e-mailů, poradou… Ráno máte obvykle největší duševní energii, navíc „získáte náskok“ – celý den již pak budete pracovat s pocitem, že část důležitých úkolů je za vámi, čímž získáte klid a motivaci do další práce.

Dopřejte si přestávku a něco, co vám udělá radost

Nadpis je v tomto případě asi nejvýmluvnější.

Motivujte se pozitivně

K činnostem, které neděláte rádi, se nenuťte silnou vůlí, ale snažte se spíše vytvořit si jistou pozitivní motivaci – myslete na to, co touto nepříjemnou činností dosáhnete, jak se vám její výsledky budou hodit. Nebo se prostě těšte na nějakou příjemnou věc, kterou budete dělat po tom, až s danou činností skončíte.

Čtěte efektivně

Při čtení můžete ušetřit hodně času takzvaným racionálním čtením. Již tu dříve o něčem takovém psal David Gruber v článku Rychločtení a rychlostudium, takže jen stručně:

Před čtením každého textu se rozhodujte na základě sumarizace, obsahu, nadpisů a podobně, jestli je pro vás text natolik důležitý, že ho budete číst, případně určete, jakou část z něj budete číst.
Při prvním čtení si sami pro sebe určujte důležité pasáže textu – napomoci vám v tom mohou nadpisy, zvýraznění a podobně. Tyto pasáže si můžete vyznačovat pomocí zvýrazňovače (pokud je text na papíře). Čtěte text kriticky:
- klaďte si otázky („Jedná se o nové nebo již známé informace, o fakta nebo o názory?“)
- porovnávejte informace v textu s tím, co už víte
- konfrontujte informace v textu s jinými informacemi, které jsou s nimi v rozporu
- zkuste si představit nějakou možnou aplikaci poznatku z textu v praxi
Při druhém čtení již jděte pouze po důležitých pasážích a snažte se zapamatovat si je.
Na závěr si zkuste text zopakovat – buď převyprávěním důležitých myšlenek nebo tím, že si zkusíte odpovědět na otázky, kvůli kterým jste text četli.

Abyste četli efektivně, měli byste také být v klidu a soustředění, neměli byste si v duchu přeříkávat text (zpomaluje to čtení) a měli byste se snažit číst po co největších skupinách slov (je to rychlejší a mozek snáze zachycuje souvislosti).

Jak pokračovat

Doufám, že vám tento článek pomůže, abyste se svým časem nakládali lépe. Pokud vám tento krátký text nestačil, můžete zkusit nějakou knihu o tématu, inspirací vám může být seznam zdrojů níže. Tak jako tak vám ale do budoucna přeji co nejvíce uspořeného a skvěle využitého času!

Odkazy, zdroje

Anita Bischof, Klaus Bischof. Aktivní sebeřízení: Jak získat kontrolu nad svým časem a prací. Praha, 2003. ISBN 80-247-0647-4.
Lothar J. Seiwert. Čas jsou peníze: Naučte se řídit svůj čas. 1. vyd. Praha, 1995. ISBN 80-85603-82-9.
Petr Pacovský. Člověk a čas: time management IV. generace. 1. vyd. Tábor, 2000. ISBN 80-902783-0-2.