Známý teoretik managementu Peter Ferdinand Drucker je proslavený následující zásadou: „Je dobré dělat věci správně, ale ještě lepší je dělat správné věci.“ Z toho lze jednoduše odvodit variantu: „Je dobré číst maily (a vůbec texty) správně, ale ještě lepší je číst správné maily!“

Jeho italský kolega Wilfredo Pareto před časem zjistil, že 80 % veškerého bohatství Itálie je v rukou 20 % nejbohatších obyvatel. Tento poměr 80:20 pak úspěšně aplikoval i v dalších ekonomických a manažerských oblastech. Pro vás zde, vážení čtenáři: Dvacet procent nejdůležitějších textů vám zajistí osmdesát procent pracovních cílů či zisků. Zisků peněz. Zisků času.

A jen tak mimochodem – dvacet procent mailů znamená dvacet procent stráveného času. Pokud ovšem neovládáte metody rychločtení a rychlostudia. Pokud ano, můžete číslo dvacet před znaménkem „%“ ještě snížit na polovinu, třetinu i více.

Testujte základní parametry každého textu

Text vám poslal nebo jej napsal někdo (subjekt, podmět). Ten někdo měl nebo má nějaké vlastnosti (přívlastek). Ten někdo tak učinil (přísudek) s přímým zacílením na vás. Učinil tak z nějaké příčiny, za nějakým účelem (kauzalita – v Outlooku se dá nejlépe odvodit z nadpisu mailu – tedy z toho, co se objevuje v kolonce „předmět“). Učinil tak pro někoho, s někým, proti někomu, za něčí peníze, v něčí prospěch či neprospěch (objekt). Učinil to v nějakém místě, čase a nějakým způsobem.

Trochu to připomíná lingvistickou analýzu úplného sdělení. Toto úplné sdělení tedy obsahuje:

  • podmět,
  • přívlastek,
  • přísudek,
  • kauzalitu,
  • předmět,
  • příslovečná určení místa, času a způsobu.

Staří Římané měli takovouto analýzu ještě jednodušší. Když se chtěli dopátrat, kdo spáchal nějaký zločin, kladli si hlavní otázku „cui bono?“. Komu to slouží. Komu právě tohle mohlo přinést nějaký užitek.

Co nám při prvotní analýze mailu řeknou jednotlivé složky?

Subjekt, který alespoň trochu známe

Hlavním uměním správného myšlení je umění správně si klást otázky. Správně cílené a v dostatečném počtu, aby vám daly co nejkvalitnější přehled a tedy co největší informační sílu, moc a výhodu. Zamyslete se proto, vážení čtenáři, nad následujícím otázkami velmi pečlivě. Dotvořte si k nim třeba i další, šité na vaší vlastní míru.

Zde tedy je určitý příklad sady otázek:

  • Kdo je autor textu? Šéf nebo podřízený? Dodavatel nebo klient? Osoba na roveň postavená?
  • Do jaké míry s ním mohu diskutovat? Jen maily anebo z očí do očí?
  • Jaké je jeho společenské postavení ve srovnání s mým? Jaká moc, jaký vliv? Jak a čím je schopen a ochoten mi prospět při té a té odpovědi na mail? Jak a čím je schopen mi hrozit, ublížit, když zareaguji na jeho mail tak, jak se mu nebude líbit?
  • Jaká je jeho zaneprázdněnost ve srovnání s mou?
  • Nakolik mne zná nebo může znát osobně?
  • Myslí si o mně něco? Když ano, co asi?
  • Ví o mně málo nebo hodně? Pracovně, osobně nebo v obou oblastech?
  • Znamená pro mne spíše příležitost nebo spíše hrozbu?
  • Co vím o něm já? V jakých oblastech? Vím o něm něco, o čem od nepředpokládá, že bych to mohl vědět?
  • Nakolik je úzkostlivý na mé pečlivé pročtení svého mailu? Na moji rychlou odpověď?

    Odpovědi na tyto a možná ještě další obdobné otázky vám nastíní některé důležité vlastnosti textu. Druh příležitostí a druh hrozeb v něm obsažených. Stupeň nutnosti textem se v té či oné míře podrobnosti zabývat. Druh této nutnosti – pracovní, společenská, rodinná, zákonná?

    Subjekt, se kterým přicházíme do styku poprvé

    Neznáme-li autora textu osobně a doposud jsme o něm nikdy nečetli ani neslyšeli, je třeba se pídit zejména po dvou hlavních kritériích, jak posoudit jeho serióznost. Jsou to:

    • tradice a dlouhodobost,
    • hodnocení nezávislých zdrojů.

    Čím déle se někdo drží v náročné ctihodné pozici (na trhu, ve společnosti, na vedoucím firemním postu), tím je větší pravděpodobnost, že je schopný. V seriózním státě seriózně schopný, ve státě spíše mafiánském mafiánsky schopný. Ve státě, kde se kombinují oblasti (resorty, firmy, spolky aj.) seriózní a neseriózní, záleží právě na té oblasti, v níž je dotyčná osoba činná.

    Čím lépe někoho hodnotí nezávislé zdroje, tím je serióznější. Serióznost určitého člověka vzrůstá (paradox je jen zdánlivý), čím hůře jej hodnotí konkurenti. Lenoši, lidé závistiví, podvodní, lidé malého ducha. Lidé, kterým daná osoba bere jejich nezasloužené výhody.

    Přísudek

    Co autor textu běžně dělá? V souvislostí s jakou svou činností „udělal“ tento text? Napsal nový text nebo oprášil starý? Určil jej jenom nám nebo menší či větší skupině lidí, jejímiž jsme členy? Anebo nejširší veřejnosti?

    Co může dělat v budoucnu v závislosti na takové či onaké reakci na náš text?

    Kauzalita

    To je tedy kolonka „předmět“ v Outlooku.

    Co autor textem sleduje? Chce pouze informovat? Nebo i o něčem přesvědčit? O věcné náplni textu nebo o vlastní důležitosti a skvělosti? Nebo nás chce autor přimět k nějakému činu či zdržení se činu? Druhé je těžší než prvé, třetí je nejtěžší. Druhé v sobě obsahuje prvé, třetí v sobě obsahuje prvé i druhé.

    Možná nás chce autor jen pobavit.

    Možná na nás chce nějakým způsobem vydělat. Obyvatele posttotalitní střední a východní Evropy už jen tento fakt samotný naplňuje negativními emocemi. Díky desetiletím období, kdy jim byla očkována nesnášenlivost a závistivost, považují za správnou pomoc jen takovou, která je čistě bezplatná a nezištná. Obyvatelé nejvyspělejších zemí (bohatého Severozápadu, jak se globálně říká) berou za samozřejmé, že nic není zadarmo, ani pomoc ne. Proto rovnou uvažují, zda poskytované a požadované je úměrné. Je-li, jsou pro. Není-li, jsou proti, nezúčastní se. Rozhodně se však neurážejí, nenaplňují negativními emocemi vůči pisateli, který jim něco nabízí a chce na tom něco vydělat. Ba podezřelý by jim byl ten, kdo by tvrdil, že na nabízeném nic vydělat nechce.

    Objekt

    Pro koho dalšího je ještě text určen? Koho ještě bude zajímat? (Nemusí to být shodné s množinou lidí, na které je text skutečně směřován.) Na čí náklady se tak děje. Je autor nějak zainteresován (finančně aj.) na délce textu?

    Tato zainteresovanost může mít velký vliv. Známe případy přebujelých byrokratických institucí, které v křečovité snaze, aby nebyly zrušeny, rozesílají všude možně materiály žádající vyplnění něčeho, zpětné odeslání apod. Chtějí takto dokázat svou nepostradatelnost, nárok na další existenci. A na další vysávání daňových poplatníků, pokud to jsou instituce státní. Čím čilejší výměna textů (užitkem téměř o ničem), tím pro jejich účel lépe.

    Známe i případy nesmírně zaneprázdněných lidí, kteří cítí, že daným textem musí někomu něco sdělit osobně, ale každá minuta je jim drahá. To se pak šetří nejen řádky, ale i slova. To je opačný extrém.

    Místo, čas a způsob vzniku textu

    Propagační text s názvem „Vysoká prestiž studia na naší škole“ mohl vzniknout v Oxfordu, anebo v zapadlém maloměstě na konci světa. Jistě budeme v obou případech přistupovat k němu jinak. Z hlediska času mohou být některé texty i po tisíciletích věčně živé, jiné třeba po pěti minutách zcela zastaralé (když ve 13:33 hodin dostaneme text o tom, že ve 13:29 nám odjíždí důležitý vlak a další vhodný už nepojede). Způsob může být velmi seriózní i velmi zlehčený.

    Zkrátka, jak sami vidíte, dalo by se zde popsat ještě pětkrát více místa o prvotní analýze textu. Protože texty mohou psát o čemkoliv, v textech se může obrážet celý náš svět a vesmír. Záleží na konkrétní situaci každého z vás.

    Příště si povíme více o tom, co po těchto otázkách můžeme s textem e-mailů udělat.

    Tuto kapitolu poskytl Intervalu David Gruber jako ukázku z připravované knihy Time management, která vyjde v nakladatelství Management Press.

    Starší komentáře ke článku

    Pokud máte zájem o starší komentáře k tomuto článku, naleznete je zde.

  • 1 Příspěvěk v diskuzi

    Odpovědět