Elektronický dopis neboli e-mail je nejjednodušším způsobem, jak oslovit cílovou skupinu potenciálních zákazníků. Znalost této skupiny ovšem nestačí, je také důležité vědět, jak správně takový dopis vytvořit. Stejně jako při poznávání zákazníka, i při psaní obchodního e-mailu se musíme vyhnout řadě nečekaných pastí.

Jak napsat úspěšný obchodní e-mail

Elektronický dopis, obsahující link na váš e-shop, se určitě projeví ve zvýšeném zájmu o uvedenou webovou adresu. Rozdíl je ovšem v tom, zda po kampani vzroste počet návštěvníků o 5 nebo 75 procent. Jak napsat jednoduchý mail, který získá maximální pozornost? Zázračný návod, který by platil vždy a všude, neznám. Zkuste se ale aspoň držet vyzkoušených pravidel, která rozeberu níže.

Čeho chcete dosáhnout?

Než napíšete první větu, načrtněte si předpokládané cíle. Obvyklou metou je přimět adresáta, aby si prohlédl zmiňovanou webovou prezentaci. Nemusí to ale být konečný záměr. Třeba chcete dosáhnout registrace do vaší databáze nebo přímo zaslání objednávky na inzerovaný produkt.

Pravopis a gramatika

Mějte na zřeteli, že obsahuje-li každá započatá věta stejná slova a v polovině sdělení vám dojdou argumenty, většinu oslovených to neoslní. Tragické jsou pravopisné chyby a špatná gramatika. Pokud vám neporadí textový editor, zadejte tuto práci radši odborníkům.

Délka řádky

Text by měl být zalomen podle požadavků obvyklých e-mail klientů.

Verzálky

POKUD JE POUŽIJETE V CELÉM TEXTU, NIKDO NEPOZNÁ, CO JE OPRAVDU DŮLEŽITÉ!!!

Odstavce

Neutápějte zprávu v dlouhých větách a nekonečných odstavcích. Velké množství obyčejného písma probouzí v čtenáři beznaděj.

Délka dopisu

Než napíšete otravně dlouhý mail, vžijte se na chvíli do kůže jeho čtenáře. Zkraťte své sdělení na nezbytné, ale výstižné minimum. Obšírnější text může být použit snad jen v těchto třech případech:

  1. Propagace bez odkazu na konkrétní URL. Veškerý váš prodejní potenciál musíte napěchovat do jedné elektronické zprávy, což může délku sdělení prodloužit. Ale i kdybyste měli talent Bohumila Hrabala, zdržte se dalekosáhlých komentářů.
  2. Když nestíháte stránky aktualizovat nebo jste jejich správu zadal věčně zaneprázdněnému externistovi. Mail potom využijete jako jakýsi mini-guide a představení novinek současně.
  3. V okamžiku, který by mohl být chápán jako začátek delšího dialogu se zákazníkem. Například reagujete-li jen na zodpovězené maily z prvního kola hromadné rozesílky. V takové zprávě je regulérní například uvést, jakým způsobem jste reagovali na zákaznické podněty k vylepšení e-shopu nebo upozornit na méně navštěvované (ale pro vás důležité) stránky.

Obsah mailu

Platí (nejméně) těchto sedm „zlatých“ pravidel:

  1. Prodávejte benefity. Jakou nespornou výhodu zákazník získá? Proč by měl navštívit váš shop a ne jiný?
  2. Pište pro konkrétního zákazníka. Víte jak vypadá a co si asi myslí? Jak je starý? Co preferuje? Kde a jak bydlí?
  3. Text poskládejte tak, aby vypadal maximálně důvěryhodně. Piště konkrétně a pravdivě. Všechno (včetně vašich webových stránek) musí bezvadně vypadat a fungovat.
  4. Titulek má za úkol přilákat pozornost k vaší nabídce. Musí být zajímavý a svůdný, aby se čtenáři zachtělo číst i zbytek textu.
  5. První věty pište krátké. Nespoléhejte na to, že čtenář je od začátku ve střehu.
  6. Soustřeďte se v textu na jednu věc. Nechoďte kolem horké kaše. Nekličkujte mezi tématy. Místo slohového cvičení raději zařaďte link na patřičnou prezentaci.
  7. Pokud zkoušíte komunikovat se solidní klientelou, důvěryhodnost sdělení (a tedy i pravděpodobnost reakce adresáta) podtrhněte uvedením jména, funkce a kontaktních údajů – poštovní a elektronická adresa, telefon…

Styl dopisu

Je zcela závislý na charakteru výrobku či služby a očekávání cílové skupiny. Je logické, že upozornění na novou prodejnu zlatých šperků nemůže vypadat stejně jako nabídka CD/DVD médií a vypalovaček. Vynalézavosti se meze nekladou, spíše naopak. Mail, který mě skoro dostal, vynikal jednoduchostí. Současně vypadal pravděpodobně a lákavě. Kdo z nás nikdy nepotkal nějakou Evu? Za autenticitu výrazů neručím, ale princip dopisu jsem si myslím zapamatoval přesně:

Od: eva.volna@volny.cz
Komu: zd.hrazdila@volny.cz
Předmět: Fakt pecka
Jeden kámoš mě včera poslal na http://www.xyz.cz
Koukni na to, fakt dobrý.
Eva

Povolený doping

Mail by měl především vyvolat emoce, které akcelerují nákupní horečku. V prvé řadě zvědavost (to je funkce titulku, ale třeba i celkové úpravy nebo použité fotografie či obrázku). Jaké další útoky na city podporují adresátovu odezvu?

  1. Strach. To je důvod, proč lépe fungují časově omezené nabídky nebo apely na bezpečnost domova a péči o zdraví.
  2. Chamtivost. Speciální akce, dárky, nízké ceny. Někteří lidé se ve jménu těchto sporných výhod stávají na čas vlky. Navíc dokáží svým chováním inspirovat široké okolí k nákupním horečkám.
  3. Odpovědnost. Zapojte své zákazníky do optimalizace prodeje. Žádejte od nich názory a připomínky. Nápady, které vám budou připadat přínosné, neváhejte realizovat.
  4. Důvěra. Zákazníkům nelžete. Oboustranně prospěšný vztah je založen na spolehlivosti a nepředstíraném zájmu.

Spam není e-mail marketing!

Možná, že právě tento článek urychlí váš plán hromadného rozesílání reklamní elektronické pošty. Pamatujte, že podobnou činnost legislativně upravuje Zákon č. 138/2002 Sb. o regulaci reklamy. Zjednodušeně řečeno, e-mail marketing se od spammingu odlišuje zejména těmito rysy:

  • Odesílatel oslovuje jasně definovanou cílovou skupinu.
  • Dopis je rozesílán s vědomím či souhlasem adresáta nebo obsahuje upozornění, že se jedná o komerční e-mail ve smyslu zákona 138/2002 a občanského zákoníku.
  • Odesílatel uvede správnou zpáteční adresu a nabízí možnost vymazání z maillistu.

Starší komentáře ke článku

Pokud máte zájem o starší komentáře k tomuto článku, naleznete je zde.

3 Příspěvků v diskuzi

  1. Zdravim, chtel bych jsem se zeptat na dotaz ohledne osloveni klienta emailem. Na internete jsem se docetl, ze kdyz posilam potencialnimu zakaznikovi email, musim mit jeho souhlas. No co kdyz se jedna o prvni kontakt? Staci tam napsat, ze bych se jen rad zeptal na moznost spoluprace a nenabizel mu hned konkretni produkt nebo sluzbu?

    Dekuji,

    S pozdravem Stefan Oros

    • Pěkný den,

      nejsem bohužel právník, poskytnu pouze subjektivní názor. Lepší je potenciálnímu zákazníkovi zavolat předem, krátce se představit a detaily mu poslat v dohodnutém e-mailu. Minimálně si zajistíte, že potenciální zákazník ihned e-mail nesmaže a bude mu alespoň chvíli věnovat. Dle mého se i ve vašem případě jedná o nevyžádané obchodní sdělení. Nicméně pokud to bude e-mail personalizovaný a nebude vypadat jako hromadně odeslaný SPAM, tak není důvod pro firmy to jakkoliv nahlašovat a řešit na ÚOOÚ.

      MM

Odpovědět